ערימת השחת

אני טובע בים של נתונים, אך המידע שאני זקוק לו באמת – חסר"! טרוניה זו מוכרת לכל מנהל, המסתייע במערכות מידע מסוגים שונים. ניהול, מידע ונתונים, ויחסי הגומלין המשובשים והמבולבלים ביניהם, הם נקודת המוצא של הספר. באופן שיטתי וסדור, החל מהגדרות והנחות יסוד, בונה אלי גולדרט את הבסיס למערכות מידע כפי שהן צריכות ויכולות להיות. מערכות מידע שתעזורנה למנהל הצריך להגיש במהירות הצעת מחיר, לגשת למכרז, להחליט על תכנית השקעות או המתלבט בין ייצור עצמי לרכש חיצוני. לאלי מוניטין כשוחט פרות קדושות, והוא החל בכך לפני תריסר שנים כאשר מערכת זימון פרי פיתוחו הפריכה את האגדה שאין מערכת זימון מסוג Finite Scheduling שמסוגלת להצליח במשימתה. מאנגלית: ברכה לופט.

מקט: 6-317-07

לאתר ההוצאה הקליקו כאן

אני טובע בים של נתונים, אך המידע שאני זקוק לו באמת – חסר"! טרוניה זו מוכרת לכל מנהל, המסתייע במערכות […]

---

1. נתונים, מידע, תהליך קבלת החלטות, והקשר שביניהם

אנו טובעים בים של נתונים, ולמרות זאת מרגישים לעיתים קרובות כאילו אין לנו מספיק מידע.

מסכים? האם זה מטריד אותך?

אם כן, למה שלא נדבר על כך? לא סתם דיבורים, לא רק לבכות זה על כתפו של זה ולספר סיפורים. בוא נדבר על כך ברצינות, נעמיד פנים כאילו ״אני ואתה נשנה את העולם״. בוא ננסה למצוא פתרון מעשי לצרה הצרורה הזאת, פתרון של ממש.

איפה נתחיל?

הגיוני שקודם כול נגדיר במדויק למה מתכוונים כשאומרים את המלים ״נתונים״ ו-״מידע״. מה הוא באמת ההבדל ביניהם? זה הוא לב-לבו של העניין, לא? האם כבר הגדירו את שתי המלים הללו? במילונים ובספרי לימוד אולי כן, אך בחיי היום-יום בוודאי שלא.

כמה פעמים קרה לך שראית מערכת ממוחשבת שהוצגה בשם ״מערכת מידע״, ואילו אתה, אחרי בדיקה קצרה, גילית מיד שזהו עוד מאגר-נתונים?

מה הם בעצם נתונים?

כתובות של ספקים הן נתונים. מחירי פריטים הם נתונים. כל פרט בעיצובו של מוצר, או בתכולתו של מחסן, גם הם נתונים. נראה שכל רצף של תווים המתארים דבר כלשהו המצוי בעולמנו מהווה נתונים. אם כך, מה נשאר? למה אפשר לקרוא ״מידע״ ?

נראה שהדרך היחידה לענות על שאלה זו היא בכך שנפריך את הנחת-היסוד שכרגע הנחנו. כתובות של ספקים הן נתונים, אך עבור האיש הרוצה לשלוח מכתב תלונה, כתובת הספק היא ללא ספק מידע. אפשר לקרוא לתכולתו של מחסן בשם ״נתונים״, אך אם ברצונך לבדוק אם ניתן להענות מיד להזמנה דחופה של לקוח הרי שזה הוא מידע. אותו רצף תווים, שאנו מתייחסים אליו כאל נתונים, אפשר בנסיבות מסוימות לראות בו ״מידע״. נראה כאילו מידע הוא בעיניו של המתבונן.

האם אנו נעים במעגלים? לא בהכרח. אינטואיטיבית אנו תופסים את המידע כאותו חלק של נתונים המשפיע על פעולותינו, או שהעדרו ישפיע עליהן. לגבי אנשים שונים, או אפילו לגבי אותו אדם בזמנים שונים, יכול אותו רצף של תווים להוות פעם נתונים ופעם מידע.

איננו יכולים, כמעט, להימלט מן ההכרה שההבדל בין נתונים ומידע אינו טמון בתוכן של רצף התווים הנתון. ההבדל הוא יותר ביחסים שבינו לבין הפעולה או ההחלטה שעל הפרק. אם איננו יודעים מראש איזה סוג של החלטות נצטרך להחליט, אם איננו יודעים מראש למה בדיוק נזדקק, אז יכול כל צירוף של נתונים להחשב, בזמן כלשהו, למידע. אין פלא, איפוא, בכך שכל-כך קשה להבדיל כיום בין מאגר נתונים לבין מערכת מידע.

האם אנו, בעולמנו המשתנה, יכולים בכלל להיות במצב שבו נוכל לקבוע, מלכתחילה, מה הוא מידע? האם בכלל אפשר לתכנן משהו שנוכל, בלב שלם, לכנותו בשם מערכת-מידע? ובמיוחד שמערכת כזו לא נועדה לשרת רק סוג אחד של החלטות או רק רמה ניהולית אחת.

רצינו שתהיה לנו מערכת שתספק מידע לכל המנהלים בארגון, לכל סוגי ההחלטות. ממה שנאמר עד כאן נראה היה לנו שבנקודת זמן נתונה כלשהי יהיה רוב תכולתה של מערכת כזו בעצם רק נתונים. אז מה? אם הם יספקו את המידע הדרוש, אז למי איכפת?

זו היא בדיוק דרך החשיבה שהובילה אל המערכות המצויות כיום. הצעד הטבעי הבא היה להתחיל לשאול את עצמנו איזה סוג של שאלות אפשריות יכולות לעמוד בפנינו בעתיד. לא רק בפנינו, אלא בפני כל בעל תפקיד בארגון. מכאן דילגנו לצעד הבא וניסינו להגדיר אילו פיסות נתונים/מידע יידרשו. משם, רק עוד צעד קטן נוסף ומצאנו את עצמנו שקועים עד צוואר במאמץ להגדיר את צורות הקלט המתאימות, מערכי הקבצים, תהליכי השאילתות וכו'… מכאן נפתחה הדרך למשימת הענק של איסוף ואחסון ים של נתונים. מאותה הגישה נגזר גם מבנה דוח״ות הפלט. הם היו עבי-כרס וניסו לענות על כל שאלה אפשרית. נכון, מחשבים אישיים ושאילתות מקוונות צמצמו בשנים האחרונות במידת-מה את התופעה, אך לא את צורת החשיבה שהובילה אליה.

מספרים סיפור, שעל אמיתותו אינני יכול להעיד, אך לא אתפלא אם מקרה כזה אכן קרה. לפני עשר שנים, הדרך היחידה לשלוף מידע מהמחשב היתה באמצעות דו״חות מודפסים. בזמנו, ראו אנשי המחשב המרכזי של צה״ל במדפסת הלייזר הענקית, שנחשבה אז לשיא הטכנולוגיה, מענה לכל תפילותיהם. אחד הקצינים במחלקה, סרן די שחצן ודי חסר אחריות, החליט לפתור את בעיית ים הדו״חות בדרך מקורית. בלא כל אישור מלמעלה, הוא נתן הוראה להפסיק הפקה, הדפסה, ומשלוח של כל דו״ח המכיל למעלה מ-100 דפים. באותם זמנים, כשמיחשוב מבוזר היה רק בגדר רעיון, הופצו העותקים מדו״חות אלה בהמוניהם מן המחשב המרכזי לגורמים רבים בצבא. האגדה מספרת שמכל הגורמים המכותבים הגיעה רק תלונה אחת בלבד. המתלונן היה חייל שכל תפקידו היה לתייק יפה את הדו״חות.

כל מנהל בארגון גדול יכול בקלות לספר סיפור דומה. אם סיפור מסוים זה הוא אכן אגדה, הרי שסיפורים אחרים כאלה הם אמת לאמיתה. ובכן, מה היתה טענתנו המקורית? אנו טובעים בים של נתונים. המצב כיום גרוע עד כדי כך שבהופעות בפני ציבור, כשאני מעלה את ההצעה לחבר את המדפסות ישירות למגרסות-הנייר מגיב הקהל בשמחה ובקריאות הידד.

בשלב כלשהו לאורך הדרך טעינו בכיוון. בשלב כלשהו לאורך הדרך משהו נפגם. מערכות-מידע אולי לא תמנענה את הצורך במאגרי־נתונים, אבל הן ללא ספק חייבות להיות משהו שונה מהם לחלוטין. אם מערכות-מידע אמורות להביא תועלת, הרי שאינן יכולות להיות זהות למאגרי הנתונים של היום.

בוא נחזור אל השלב שבו הגדרנו את ההבדל שבין נתונים ומידע. אנו ניסינו להגדיר מידע כנתונים הדרושים לקבלת החלטה. ניסיון זה לא הביא אותנו רחוק, אך בכל זאת, אינטואיטיבית, אנו חשים שההגדרה למלה מידע חייבת להימצא בתוך המסגרת של דרך קבלת ההחלטות. אולי עלינו להגדיר מידע לא כ״נתונים הדרושים כדי להשיב על שאלה שנשאלה״ אלא כ״תשובה לשאלה שנשאלה״.

אין זה הבדל סמנטי בלבד. קח לך רגע או שניים לבחון אותו ותחוש כמוני שלא בנוח. ברגע שאנו מגדירים מידע כתשובה לשאלה שנשאלה, פירושו של דבר הוא שמידע איננו קלט לתהליך קבלת החלטה, אלא הוא פלט מתהליך קבלת החלטה. מעצם קבלת ההגדרה הזו משתמע שתהליך קבלת ההחלטות עצמו חייב להיות מובנה בתוך מערכת-מידע. וזה מוביל אותנו למשימה המפרכת של בנייה וניסוח קפדניים של תהליך קבלת החלטות. פירוש הדבר, במקרה שלנו, פתיחה של תיבת פנדורה חדשה. כי בתעשייה כיום, תהליך קבלת ההחלטות עצמו הולך ומשתנה.

שנות השמונים נתפסות בעיני רבים מאנשי המקצוע כעשור שבו התרחשה מהפכה תעשייתית שנייה. מהפכה בדרך התייחסותנו לצורת ניהול העסקים שלנו. מהפכה המשנה את התהליכים הבסיסיים שבעזרתם מקבלים מנהלים החלטות. דיון הגיוני בתוכן ובמבנה של מערכות-מידע חייב להעשות בתוך המסגרת של תהליך קבלת החלטות ניהוליות. איננו יכולים, אם כן, להימלט מהצורך לנתח את פילוסופיית הניהול החדשה שהולכת ותופסת לה מקום.

במבט ראשון נראה כאילו סטינו מן הנושא. רצינו שהדיון שלנו יוביל למערכות־מידע ופתאום עלינו להקדיש זמן לניתוח פילוסופיות ניהול. אך אי-אפשר להימנע מכך כל עוד ברצוננו לחקור את האפשרות למצוא שיטה שתוביל ליצירת מערכות-מידע ראויות לשמן. יתרה מזו, אולי הפשטות המאפיינת את גישות הניהול החדשות תוביל לפתרונות חדשים, קלים יותר וטובים יותר, גם לענייננו שלנו.